A continuación presentamos el desglose de actividades relacionadas con uno de los procedimientos para efectuar, de manera sencilla, el control de costos de una obra con OPUS.
El procedimiento sugerido antes de iniciar el control de costos de una obra, consiste en obtener el presupuesto de tareas ó presupuesto real de ejecución, tal y como se define en el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?
El citado procedimiento, se describe a continuación:
1- En el módulo 1, efectuamos una copia del archivo que contiene la propuesta ganadora con su correspondiente programación de obra (esta copia la llamaremos BC: Base Control).
2- Desactivamos los indirectos de la caja de diálogo donde se capturaron, es decir, se deja la propuesta a nivel de costo directo.
3- Posicionados sobre el primer agrupador de la hoja de presupuesto, insertamos otro agrupador del mismo nivel y arrastramos el primer agrupador sobre el segundo, marcando la opción «Mover» que aparece en el cuadro de diálogo. Al primer agrupador le asignamos el nombre del proyecto y al segundo, lo llamaremos «Costo Directo», tal y como se observa en la siguiente imagen:
4- Se colapsa el agrupador que contiene el COSTO DIRECTO del proyecto..
5- Se abre la BDFACSA ó cualquier proyecto que contenga un capítulo de costos indirectos, quedando las dos obras abiertas y en ésta última localizamos el capítulo «indirectos de obra» y lo arrastramos sobre el agrupador colapsado que contiene el COSTO DIRECTO de nuestro proyecto, dándole la opción «copiar», obteniendo la estructura de los gastos indirectos (administración, imprevistos y utilidad) despiezados uno por uno como si fueran actividades constructivas, cada una de las cuales con un valor unitario de $ 1000, tal y como se muestra a continuación:
6- Cerramos el proyecto de donde se tomó el capítulo de indirectos. Hasta esta parte, debemos tener solamente el agrupador principal que contiene el nombre del proyecto y dos agrupadores de siguiente nivel, el primero con los costos directos y el segundo con los costos indirectos de la obra. Seguidamente capturamos las cantidades de obra correspondientes a cada indirecto presupuestado, de tal forma que obtengamos para cada uno los mismos valores presupuestados dentro del análisis del AIU, con el fin de manejarlos cada uno como bolsas de dinero, eliminando los indirectos que no apliquen al proyecto, tal y como se muestra a continuación:
7- Se identifican los subanálisis que hacen parte de los APU los cuales van a ser susceptibles de ser contratados en forma independiente, extrayéndolos de los mencionados conceptos y colocándolos en la Hoja de Presupuesto a primer nivel de composición, (como por ejemplo las matrices, el equipo, los ensayos de laboratorio, los transportes, la herramienta menor, etc), con una cantidad de obra equivalente a la que tenían en la explosión de insumos compuestos de las actividades que los contenían, eliminando de los APU los subanálisis extraídos, con el fin que no queden doblemente presupuestados, tal como se muestra a continuación:
8- (Opcional) Se identifican los APU de las actividades que se van a ejecutar a todo costo y se reemplazan todos sus insumos por uno equivalente del tipo «trabajo» que tenga por nombre el mismo de la actividad precedido de la palabra subcontrato, ya que sus insumos no van a ser controlados en el almacén, tal como se muestra a continuación:
9- Se identifican las actividades que se van a ejecutar por la modalidad de «administración» y se crea un agrupador (opcional) y un concepto «Mano de obra por administración» con un insumo con el mismo nombre y precio $ 1.000. La cantidad de obra del concepto debe corresponder al valor total de la explosión de insumos de la mano de obra de los conceptos que se vayan a ejecutar por esta modalidad, dividido entre 1.000, con el fin de obtener la suma total explotada; posteriormente se debe ajustar la mano de obra de cada uno de los conceptos tenidos en cuenta en este procedimiento, dejándoles $ 1 como valor total de la mano de obra para cada concepto, con el fin de poder contratar todas estas actividades en la modalidad de destajo y poder controlar sus insumos a través de las entradas y salidas del almacén del módulo 2, tal y como se detalla a continuación:. Ver el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=bYp7u8Md_qc&feature=youtu.be.
10- Se programan todas y cada una de las actividades contenidas en la Hoja de Presupuesto (costos directos e indirectos), asignándole a cada una sus duraciones y concatenaciones reales de ejecución, obteniendo así la ruta crítica y el flujo de inversión real del proyecto. Ver el siguiente video https://www.youtube.com/watch?v=bYp7u8Md_qc&feature=youtu.be
En este punto se tiene organizado el presupuesto base para el control de costos de la obra.
11- Se entra al módulo de control de costos y se importa el presupuesto base de control que acabamos de preparar, asignándole un nombre corto, obteniéndose así el presupuesto de tareas, el cual debe recalcularse para actualizar todas sus modificaciones. Seguidamente deben configurarse todos los parámetros del proyecto, opciones generales, movimientos de bodega, mano de obra y la integración con el módulo de compras (en caso tal que se vaya a utilizar), tal y como se muestra a continuación:
Si se activa la conexión con el módulo de compras, debe digitarse la siguiente información: Nombre del servidor: .\OPUSDB y Base de datos: Nombre de la empresa creada en el módulo de compras.
12- Una vez configurados todos los parámetros del proyecto, se deben ajustar las cantidades de obra de la estructura de tareas ó presupuesto real de ejecución, con base en los resultados de la calibración del proyecto (cantidades reales por ejecutar). Así mismo, a través de los distintos catálogos de insumos, se deben actualizar sus precios de acuerdo con la planeación del proyecto. Finalmente en todos y cada uno de los APU se ajustan los tenores y cantidades de los insumos que los conforman, así como los valores de la mano de obra considerada para cada concepto, tal y como se muestra a continuación:
13- Una vez recalculada la estructura de tareas ó presupuesto real de ejecución, se ajusta su programa de trabajo al plazo real de ejecución, obteniéndose el programa real de ejecución del proyecto, el cual puede visualizarse por cantidades de obra, montos y porcentajes por cada actividad programada, tal y como puede observarse a continuación:
14- Una vez obtenido el programa de obra real de ejecución, a partir de éste y con base en los insumos contenidos en los APU, así como las cantidades de obra de los conceptos planeados, se obtiene la programación de suministros real del proyecto, la cual servirá de base para efectuar las requisiciones de insumos del proyecto. Ver el siguiente video https://www.youtube.com/watch?v=59ZzJK_82xo&feature=youtu.be
15- Utilizando la opción «Contratistas y proveedores», se crean todos los contratistas, destajistas y proveedores que vamos a utilizar en la obra, digitando para cada uno todos los datos solicitados en la ventana de captura. Ver más en el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=Cg0MSp6Uyo8&feature=youtu.be
16- A través de la opción «Contratos», se crean todos los contratos tipo subcontrato, tales como «Indirectos de obra», «Herramienta menor», «Alquiler de equipo», «Ensayos y diseños», «Transportes» y en general todos los contratos que se vayan a ejecutar a todo costo y tipo destajo, tales como las obras que se van a ejecutar por modalidad de administración y en general todos los contratos que se vayan a ejecutar bajo esta modalidad, es decir, solamente la mano de obra, capturando para cada uno los datos generales solicitados, sus fianzas, anticipos, retenidos y contratistas, así como el tipo de requisiciones de cada contrato (por órdenes de trabajo ó por contrato) y asignándole a cada uno las actividades que van a ser contratadas según la modalidad, con las cantidades de obra y precios unitarios pactados entre las partes. Una vez definidos los parámetros del contrato, éstos deben ser fincados para poder ser utilizados en los procesos siguientes. Ver más en el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=fASAbmytGp0&feature=youtu.be
17- Seguidamente se generan las órdenes de trabajo, las cuales muestran las cantidades de obra planeadas de las actividades contratadas con un contratista en un periodo de tiempo determinado, permitiendo visualizar las cantidades de obra de los insumos que se van a requisitar, tal y como se observa en el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=-Q6WcNAq__I&feature=youtu.be
18- Posteriormente se generan la requisiciones correspondientes, las cuales como ya se dijo pueden obtenerse a través de una orden de trabajo ó de un contrato fincado, mostrando las cantidades de obra de los insumos involucrados en la orden de trabajo ó el contrato tomado como base, tal y como se observa en el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=K3J5n7kgSPw&feature=youtu.be:
Finalmente se «requisitan los insumos», actualizando el sistema para que la aplicación cierre la requisición y lance esta información al módulo de compras.
19- Se ingresa al módulo de compras en el cual previamente se ha debido crear una empresa, configurando sus parámetros (datos principales, opciones de intercambio y opciones generales), tal y como se muestra a continuación:
20- Abrimos la pestaña «Requisiciones» y pulsamos la opción «Refrescar» hasta cuando aparezca la información enviada desde el módulo de control de costos, complementando y/o modificando los datos contenidos en la requisición, tal y como se muestra a continuación:
21-Seguidamente, si se requiere, se genera la cotización correspondiente, escogiendo los proveedores requeridos y capturando la información solicitada. Una vez generada la cotización, se presiona «Enviar» para que el sistema envíe a cada proveedor un mail con los datos de la cotización, tal y como se muestra a continuación:
22-Una vez recibidas las cotizaciones de los distintos proveedores, se guardan en la misma ruta definida en los parámetros del proyecto, «opciones de intercambio», tal y como se muestra a continuación:
23-En cada uno de los registros generados, se da click derecho y se «lee la cotización» respectiva, tal y como se muestra a continuación:
24-Se genera el «Comparativo» entre las cotizaciones obtenidas, escogiendo la requisición correspondiente, tal y como se muestra a continuación:
25-Se genera la «Orden de compra». En este punto, el sistema envía un mail al proveedor escogido con la orden de compra seleccionada, tal y como se muestra a continuación:
26- Seguidamente se genera el «Surtido» de los insumos, refrescando la información para que el sistema lance la información del mencionado surtido al módulo de control de costos, generando una nueva entrada de almacén, tal y como se muestra a continuación:
27- En este punto, en el módulo de control de costos y una vez lleguen los insumos a la obra, se registran en las entradas de almacén generadas desde el módulo de compras, las cantidades de los insumos que realmente llegaron a la obra. Posteriormente se «Registra el documento» para que el sistema actualice la información capturada en el módulo de compras, tal y como se muestra a continuación:
28- Salidas de almacén: En el módulo de control de costos y una vez se vayan a sacar insumos de la bodega, se efectúa su registro en el documento «Salida de almacén», en el cual se registran la fecha de salida, los funcionarios que aprueban su salida, las cantidades de insumos que salieron de la bodega, la actividad constructiva para la cual van dirigidos y el contrato que contiene la actividad mencionada. Ver el siguiente video: https://www.youtube.
29- En este punto, en el módulo de control de costos, se puede evidenciar el estado general de la bodega a nivel de entradas, salidas y existencias, tal y como se puede observar en la siguiente imagen, en la cual se puede ver claramente el desglose de entradas y salidas de almacén para cualquier insumo. Ver el siguiente video: https://www.youtube.
30- Estimaciones ó vales de contratistas: Una vez ejecutada la obra correspondiente al periodo de pago pactado con cada contratista, se procede a efectuar el registro de las cantidades de obra ejecutadas en el vale ó estimación correspondiente, amortizando el porcentaje correspondiente al anticipo (si lo hay), así como el retenido de obra pactado. Ver el siguiente video: https://www.youtube.
31-Pagos: Una vez efectuados los pagos de las distintas estimaciones de contratistas, se procede a efectuar su asiento en la vista «Pagos», tal y como se muestra a continuación:
32-Estructura de Organización: El organigrama de la obra puede capturarse a través de una estructura tipo WBS, tal y como se muestra a continuación:
33- Estructura de Costos: Con el fin de obtener los costos del proyecto con base en centros de costo predefinidos para la obra ó para la empresa, éstos se pueden dar de alta en una estructura tipo WBS, en la cual se pueden concatenar los distintos centros de costo con sus funcionarios responsables, tomados de la estructura de organización. La EDC se utiliza para agrupar todos los costos relacionados con una misma actividad ó un mismo agrupador planificado en la estructura de tareas ó presupuesto real de ejecución, tal y como se muestra a continuación:
34- Informes financieros del control de costos: Ver el siguiente video: https://www.youtube.
34.1-Estructura de tareas: Este informe muestra un resumen de las cantidades, costos directos y costos totales de todas las actividades y agrupadores, presupuestados, planeados, programados, contratados y ejecutados, así como los valores totales por concepto de mano de obra y materiales, direccionados a través de las salidas de almacén y finalmente los valores totales de los avances reales a precio planeado y los valores totales del proyecto con base en los avances pagados por estimaciones y las salidas de almacén, a una fecha de corte determinada, tal y como se observa en la siguiente imagen:
34.2- Catálogo de Tareas: Este informe muestra todos los datos descritos anteriormente y adicionalmente nos muestra para cada concepto la utilidad ó pérdida a una fecha de corte determinada, tal y como se muestra a continuación:
34.3- Este mismo informe se puede observar por centros de costo, aprovechando la Estructura de Costos anteriormente definida, tal y como se muestra a continuación:
34.4- Análisis del proyecto a través del Valor Ganado: Según el PMI (Project Management Institute) el Método del Valor Ganado (valor obtenido, realizado o alcanzado), compara la cantidad de trabajo PLANEADO contra lo que realmente se ha TERMINADO para determinar si el COSTO, el PLAN y el TRABAJO REALIZADO están llevándose a cabo de acuerdo con lo planeado. En la siguiente imagen pueden observarse los valores de las distintas variables definidas para el análisis descrito:
34.5- Las ventajas del Método del Valor Ganado, es que con 3 curvas “S” que representan el avance, el costo real y el programa, se pueden sacar diferentes índices que al integrar lo técnico, los costos y el programa, permite administrar el riesgo del Proyecto, tal y como se muestra a continuación:
Finalmente y como complemento de la información aquí suministrada, se recomienda el estudio de los manuales del programa, los cuales pueden descargarse a través del siguiente link http://opuscolombia.com/centro-de-descargas/ previo registro en el «Centro de descargas» de nuestra página.